Работа с большим количеством сайтов и клиентов

26thJan. × ’13

При работе с огромным количеством проектов и клиентов начинаешь все сильнее путаться.

В офлайне нужно постоянно помнить о разных событиях, обещаниях, встречах. Во время создания  сразу нескольких сайтов нужно помнить что на каком нужно делать. При продвижении большого числа сайтов важно помнить что, где, когда и как менял и закупал.  Все домены и хостинги важно продлевать вовремя, следить за ними.

Управление большим количеством сайтов

Опишу свою систему которая помогает все контролировать. Все просто и основано на бесплатных онлайн сервисах.

Раньше я использовал большой бумажный блокнот, который всегда был рядом с компьютером. При работе в него  записывал всё подряд, без всякой сортировки. Страница заполнялась, перелистывал на новую. Важно было не вырывать из него использованные страницы, т.к. на них записывались идеи, схемы, майндмапы,  телефонные номера, временные пароли и т.п.  Когда блокнот заполнялся, я выписывал из него все что могло представлять ценность на новый чистый блокнот, контакты заносил в телефон.

У меня было два рабочих места в офисе и дома, в каждом был разный блокнот.  Росло количество проектов и со временем блокноты переросли в ежедневник, который я всегда возил с собой.

Постепенно почти все перешло в онлайн.

Сейчас, при использовании сервисов Google и Evernote мне даже в поездках доступны все мои заметки и отчеты. Бумажный блокнот используется, но совсем для других целей. Возможно об этом позже напишу отдельный пост.

Все строится на напоминаниях и отчетах.

Напоминания:

Напоминать о регулярных событиях мне помогает Google Calendar. Все уведомления из календаря получаю на email.

Бывают периоды когда нет возможности проверять почту каждый день.  Несколько раз в году я уезжаю погостить в деревню где нет  интернета и сотовой связи. Или во время отдыха на море хочется полностью отдохнуть  от работы. Специально чтобы ничего не прозевать  напоминания дублируются — первое за неделю до события, второе за день.

Примеры регулярных событий:

Раз в месяц  выставлять счета и акты своим контрагентам.

Напоминать клиентам об их доменах и хостингах. Сроки продления клиентских хостингов и доменов я заношу в календарь. За неделю до окончания действия я звоню клиентам и предупреждаю их.

Еще одно регулярное событие – это напоминание о днях рождениях родных, друзей, знакомых, партеров.

Продление страховых полисов внес в календарь  т.к.  два раза уже забыл продлить ОСАГО вовремя.

Из нерегулярных событий календаря – обещания к определенному сроку, слежение за доменами,  даты готовности документов, события и мероприятия которые планирую посетить.

Сильно упрощают жизнь автоматические напоминания. Это рассылка на email от хостеров и регистраторов с уведомлениями о продлении домена или хостинга.  Особо важные домены я дублирую в календарь.

Отчеты:

Для отчетов я использую в основном Evernote. Это онлайн сервис, который хранит ваши заметки. Evernote можно представить в виде полки с блокнотами, в каждом блокноте содержатся заметки. Все заметки можно сортировать с помощью тегов и  даты, хорошо реализован поиск по записям, тегам. Синхронизируется с компьютерами, телефонами, планшетами.

Очень удобная штука, пользуюсь им с 2007 года.

В Evernote я храню массу разной информации – интересные/полезные статьи,  веду дневник тренировок, храню рецепты, цитаты, сканы важных документов.

Еще оказалось, что очень удобно им пользоваться в качестве системы контроля проектов.

Работа с проектами в Evernote

Для каждого проекта заведен специальный блокнот в Evernote. Один блокнот – один сайт или одна сетка сайтов. В этот блокнот в виде заметок складываются идеи, контакты людей работавших над проектом, данные о доступах и т.п.

Самая важная заметка для каждого сайта или сетки это его “история болезни”.  Заметка, дневник проекта, где записываются все действия, которые я  производил по сайту.

Например, как только я поменял что-то в дизайне,  добавил или удалил страницы, закупил ссылки, или даже переименовал страницы, то сразу отмечаю это в заметке. Любое внешнее или внутреннее действие для сайта обязательно записывается. Важно встроить привычку сразу после завершения работы записывать все, что успел сделать по каждому проекту. Даже если проект не завершен. На следующий день уже довольно трудно в деталях вспомнить что делал вчера.

Обращаясь к этому отчету становится понятно например почему увеличилась/просела посещаемость/позиции сайта.  Часто, через месяц-два сам уже не можешь вспомнить, почему или как сделал именно это. Тогда окрываешь записи и вот у тебя вся “биография” сайта. Клиентам можно показывать отчет по их сайтам.

Совместная работа.

Что не умеет Evernote, а умеет GoogleDisk, так это работать с таблицами.

Таблицы удобны для различных чек листов, учета денежных поступлений/расходов, работы со статистикой.
Несколько раз  использовал таблицы для совместной работы над проектами. В таблицах удобно отмечать кому что нужно сделать и вычеркивать выполненное.
В Документах Google удобно совместно редактировать договора, статьи, различные т.з.

 

Для кого подойдет 

Описанная сиcтема легко адаптируется под потребности  фрилансеров, дизайнеров, блогеров, SEO специалистов, переводчиков, журналистов и для представителей других видов профессий, связанных с работой за компьютером.

Знаю что существует специальный софт и SaaS: это различные CRM, системы для совместной работы, управления проектами, документооборота и прочие. Я описал свою систему, удобную для использования одним человеком, а не для команды. К тому же софт и сервисы бесплатны.

 

В следующих выпусках нашего альманаха  http://adsense.su читайте: организация файлов на компьютере, как делать и где хранить бекапы,  программы которые я использую, расскажу про мотивацию, как учитывать финансы, как бороться с ленью и прокрастинацией.

 

This entry was posted in Полезное. Bookmark the permalink. Post a comment or leave a trackback: Trackback URL.

11 Comments

  1. Полотенце
    Posted 26.01.2013 at 11:25 | Permalink

    У меня десятки блокнотов.

    • Posted 26.01.2013 at 14:32 | Permalink

      Похоже на школьника с портфелем тетрадок.
      У меня вариант студента с одной тетрадью для всех предметов

      • Полотенце
        Posted 26.01.2013 at 17:02 | Permalink

        Они накопились за годы. Одновременено максимум один

  2. Alexander Kavis
    Posted 26.01.2013 at 18:39 | Permalink

    Хоть что-то интересное прочитал в ридере своем на ~100 лент.
    Спасибо за статью, жду обещанные следующие :)

  3. Denis
    Posted 29.01.2013 at 06:44 | Permalink

    обрадовался, думал уже заюзать Evernote, а оказалось эти *** хотят всё у себя хранить на серверах, я думал у них есть вариант чистого декстопа..
    какого хрена я должен палить им свою инфу? есть какая-то альтернатива?

    • Posted 29.01.2013 at 16:24 | Permalink

      Думаете, что кто-то в Evernote сидит и палит ваши записи? Делать им больше нечего.
      Альтернатива на десктопе старые версии Microsoft OneNote, Таблица Excel на компьютере или бумажный блокнот.

      • Denis
        Posted 29.01.2013 at 16:27 | Permalink

        я параноик, зачем мне оставлять следы, тем более вполне очевидно, что они запросто могут просмотреть эту информацию, один только этот факт чего стоит, хотя опять же, смотря что вы там пишите :) у меня есть посты, которые я храню на локалке, даже не на хостинге, ибо информация сейчас дороже всего и речь не про очередные инфо курсы

        • Posted 29.01.2013 at 18:50 | Permalink

          А вы не боитесь что ваши SMS тоже могут прочитать и звонки прослушать? И сотрудники mail.ru читают вашу переписку? А карточками пластиковыми вы тоже не пользуетесь? Еще вас могут отследить через спутник.

          Тогда только тетрадка+сейф.

    • Qraxin
      Posted 01.05.2013 at 09:42 | Permalink

      В онлайне не получится все предусмотреть и обезопасить себя на 100%. Если очень захотеть информацию могут вытащить от куда угодно. Но согласен, что элементарные меры предосторожности нужно соблюдать.

      Понравилась идея с “историей болезни” сайтов. У меня частенько бывает, что сделаю какие-нибудь изменения на сайте, а спустя месяц когда начал расти/падать траффик я пытаюсь понять ПОЧЕМУ? Надо себя приучить вести отчеты.

  4. daster
    Posted 01.05.2013 at 22:34 | Permalink

    Интересная система ведения, скажите когда будет продолжение про организацию файлов?

    • Posted 07.05.2013 at 01:49 | Permalink

      Как только решу сесть и написать. Планов много, времени мало

Post a Reply to Alexander Kavis

Subscribe without commenting